posted on Nov 20, 2018

O que é intranet e qual a sua finalidade?

Sabe o que é intranet e quais são as diferenças entre intranet, extranet e internet? Descubra as diferenças e conheças quais as vantagens do desenvolvimento de uma intranet para a sua empresa.

Qual a finalidade deste tipo de plataforma intranet?

Esta forma de comunicação interna tem sido excelente para manter o contacto e a partilha de conteúdo entre todos os membros de uma empresa ou companhia.

Acredita-se que a comunicação interna, atualmente, é tão importante como a comunicação com os clientes. Mesmo assim, muitas empresas ainda não conhecem o poder da intranet e, como tal, perdem muito tempo em tarefas que podiam ser realizadas em questões de segundos.

Está curioso? Conheça um pouco mais sobre esta plataforma de comunicação e como pode implementar uma intranet dentro da sua empresa.

Diferenças: intranet, extranet e internet?

Apesar de serem termos muito semelhantes, definem-se de forma diferente e, de certo modo, podem interligar-se. De uma forma resumida, os três termos distinguem-se da seguinte forma:

  • Internet: conjunto de redes locais que se encontram espalhadas pelo mundo e que permitem a ligação entre os computadores e o protocolo de internet. Este é um dos principais meios de comunicação e de pesquisa de informação atualmente.
  • Intranet: espaço restrito a um determinado público e que é usado com o intuito de compartilhar informação confidencial. Esta permite fazer o mesmo que a internet, no entanto, para um grupo específico.
  • Extranet: muito idêntico à intranet, mas permite o acesso a pessoas que se encontrem em qualquer lugar do mundo, ainda de forma restrita. Desta forma é possível aceder aos dados da empresa a partir de qualquer local do mundo.

Como desenvolver uma intranet?

Apesar da intranet não ser algo que os clientes terão acesso, os custos devem ser mantidos para que seja criada uma plataforma simples, intuitiva e que se adeque aos seus colaboradores.

Estas são implementadas através de ferramentas específicas que permitem o uso de HTML, java script, entre outras linguagens, durante o processo de criação. Durante o processo também será necessário ter em atenção a segurança da intranet, de modo a evitar o acesso de terceiros.

Sendo assim, o melhor é colaborar com quem tenha experiência no desenvolvimento destes mecanismos. Só dessa forma conseguirá garantir uma plataforma que irá adequar-se ao dia-a-dia dos colaboradores e manter a segurança necessária.

No entanto fique sabendo, caso esteja a pensar investir na intranet, que deve ter organização para todos os departamentos e uma forma de interligar os mesmos. Todas as informações e documentos devem ser acedidos de forma fácil e sem deixar quaisquer dúvidas. Caso contrário, os colaboradores irão perder tempo.

Sempre que possível também deve ser implementado um sistema de chat ou outra forma de contacto simples e instantâneo. Desta forma, em poucos segundos, os colaboradores podem esclarecer dúvidas entre si.

Em alguns casos também é possível implementar estratégias de gamificação que são excelentes para melhorar a produtividades dos colaboradores. Esta tem sido uma estratégia que tem melhorando a performance de muitas empresas.

Quais as vantagens do seu desenvolvimento?

Ao desenvolver uma intranet dentro da sua empresa conseguirá obter alguns benefícios que irão melhorar a dinâmica dos seus colaboradores. Em seguida encontre algumas das vantagens do desenvolvimento de uma intranet:

  • Atendimento rápido por parte de supervisores: já não necessita de marcar horário para reuniões com o seu supervisor para questões simples. Hoje em dia apenas deixa o seu pedido e este é respondido assim que possível, muitas vezes num determinado horário.
  • Aumenta a produtividade dentro da empresa: como os colaboradores terão acesso a todas as informações da empresa e a uma comunicação rápida e eficiente, a sua produtividade aumenta exponencialmente.
  • Diminui alguns gastos: se antigamente seria necessário usar papel para partilhar determinados documentos entre departamentos, por exemplo, hoje em dia este mecanismo permite a partilha de forma eficiente. Desta forma os gastos deixam de existir.
  • Formações e explicações podem ser facilitadas: Vai implementar uma nova plataforma? Pode deixar um vídeo na intranet a explicar o uso da plataforma. Vai implementar uma nova estratégia dentro da empresa? Também pode dar formação aos seus colaboradores através de recursos multimédia.
  • Melhora a colaboração dentro ou entre departamentos: a intranet irá facilitar alguns processos já que cada departamento pode ter as ferramentas necessárias ao desenvolvimento das suas tarefas e, melhor, esse será partilhado por cada um dos colaboradores. Por exemplo, documentos editados são acessíveis no mesmo instante. A colaboração entre departamentos também melhora.
  • Melhora a comunicação dos colaboradores: alguns sistemas oferecem espaços de interação onde é possível comunicar de forma instantânea com qualquer colaborador da própria empresa.
  • Melhora a organização da própria empresa: a organização da própria empresa também é melhorada, pois os documentos podem ser acedidos por qualquer colaborador, editados e mantidos na mesma pasta, onde todos terão acesso à edição.

A intranet é essencial caso pense na expansão do seu negócio. Isto acontece porque com a expansão serão necessários mais colaboradores e esta ferramenta irá auxiliá-lo a manter uma organização e comunicação adequada.

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